每年這份千字報告都讓很多公司人頭疼。 徐蓁是中糧置地商管中心的推廣總監。除了負責大悅城品牌的整體推廣并管理各購物中心的項目推廣，她還要直接管理10名下屬。每到年終，徐蓁便會(huì )收到10份年終總結，這也是她對員工年終績(jì)效考核的一部分。
    這份年終總結，也叫年終述職報告，對大多數公司人來(lái)說(shuō)并不陌生，但每次到了要寫(xiě)的時(shí)候，也總有點(diǎn)頭疼。一方面覺(jué)得它形式主義，一方面好像真的很難寫(xiě)。
    “公司設立年終總結的目的在于績(jì)效管理和強化上下層級的溝通，”美世咨詢(xún)（Mercer）大中華區合伙人孫力告訴《第一財經(jīng)周刊》，“除了員工對一年工作的梳理，年終總結還作為公司HR進(jìn)行年終績(jì)效的參考。同時(shí)在一些結構不夠扁平化的中國公司里，通過(guò)工作總結可以達到上下級直接溝通的目的�！�
    寶潔（中國）公司的年終總結按照部門(mén)進(jìn)行，并針對產(chǎn)品線(xiàn)直接遞交全球的主管部門(mén)。優(yōu)衣庫根據財年會(huì )進(jìn)行兩次總結報告，包括雇員自評與對接管理者的評價(jià)，而門(mén)店員工每周還需要向店長(cháng)進(jìn)行一次總結。
    徐蓁會(huì )通過(guò)面訪(fǎng)的形式對員工的年終總結進(jìn)行反饋。作為一名中層管理者，這是她調動(dòng)團隊相互進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通的一種方式。員工在這一年里做了什么，有哪些進(jìn)步以及對失誤的思考是徐蓁希望在一份年終總結中看到的內容�！皹I(yè)績(jì)只是其中一個(gè)衡量，思維是否有提升，解決問(wèn)題的能力是否更加成熟更重要�！彼�告訴《第一財經(jīng)周刊》。
    每年的例行總結也讓公司人產(chǎn)生了一些懈怠情緒。這并不難理解，在中國一些公司內部，由于管理架構復雜，年度總結通常不能夠向HR及直屬領(lǐng)導進(jìn)行直接反饋，因此這種單向溝通的形式逐漸不被重視。
    美國技術(shù)公司Adobe從2012年開(kāi)始就對年終總結進(jìn)行了改革，公司的一些管理者在那個(gè)時(shí)候也開(kāi)始思考這種一年一次的總結制度能否帶來(lái)實(shí)際作用。Adobe將年度匯報的形式變成實(shí)時(shí)匯報，而上級管理者會(huì )在一年工作開(kāi)始時(shí)與下屬分別設立工作任務(wù)及預期，并按照一定的間隔周期進(jìn)行總結及反饋，例如1個(gè)月。
    好好利用你的年終總結，它不僅是你對自己職場(chǎng)1年的梳理，也是你和管理者及HR“對話(huà)”的機會(huì )——能帶給他們很多有用信息。
    一份能夠起到溝通和梳理作用的年終總結通常包括了對全年工作的闡述、工作效果的呈現及思考，以及對來(lái)年工作的計劃。每一部分也都有HR和管理者側重希望知道的內容。記者通過(guò)采訪(fǎng)，試圖幫助你解決“年終總結到底怎么寫(xiě)”的困惑。

    A 年終總結可以分為哪幾部分？

    萬(wàn)寶盛華集團（中國）人力資源及市場(chǎng)總監彭春莉曾在幾家不同行業(yè)的大公司擔任過(guò)HR。她發(fā)現不同行業(yè)及職能崗位的年終總結內容上也會(huì )有所不同。
    譬如消費品行業(yè)里銷(xiāo)售崗位的公司人，他們的年終總結中多會(huì )出現各種量化指標，通過(guò)銷(xiāo)售業(yè)績(jì)的完成情況來(lái)評估這一年的工作；對于技術(shù)或制造業(yè)的公司，和產(chǎn)品技術(shù)相關(guān)的公司人則可以將不同項目的實(shí)施情況作為描述主體。
    一份具有通用性的年終總結大致由4個(gè)部分組成：對全年工作不帶任何評價(jià)色彩的概述、對工作效果及得失好壞的分析、針對現存問(wèn)題的改進(jìn)以及來(lái)年工作計劃。
    這實(shí)際上也回答了“一年當中我干了什么？”“我干得怎么樣？”“我做得不夠好是為什么，然后怎么辦？”以及“來(lái)年我還要做什么？”這幾個(gè)問(wèn)題。你也可以將它們通過(guò)自問(wèn)自答的方式做全年梳理。
    很多員工的總結會(huì )受到近期信息效應的影響，往往對近期工作如第三四季度的業(yè)績(jì)及工作有更深的印象。前兩個(gè)季度就會(huì )被淡忘�！皩O力提醒，”年終總結這4個(gè)部分中，每一個(gè)部分都應該是針對全年進(jìn)行闡述。而日常工作時(shí)，如果有工作記錄的習慣，在年終時(shí)進(jìn)行回顧，能更好地避免這種時(shí)間上的不平衡�！�

    B HR和直屬管理者希望看到哪些內容？

    “年終總結能體現出公司人這一年工作的價(jià)值�！毙燧枵f(shuō)，因此她會(huì )重點(diǎn)通過(guò)關(guān)注員工對工作的評價(jià)及對問(wèn)題的思考來(lái)判斷他們的價(jià)值。她也將這些內容作為對下屬年終績(jì)效考評的一個(gè)參考，比重約占到總體考核內容的40%左右。
    玫琳凱（中國）化妝品有限公司高級人力資源總監袁純的關(guān)注點(diǎn)與徐蓁相似�！肮蛦T工作結果的回顧，對公司產(chǎn)生了什么樣的貢獻，及現在需要提升自己哪些方面的能力�！边@是她會(huì )在一份年終總結中會(huì )重點(diǎn)抓取的信息。
    “我同樣希望能看到員工的業(yè)績(jì)表現，這是他們在這個(gè)過(guò)程中學(xué)習能力及解決問(wèn)題能力的體現�！迸泶豪驅Α兜谝回斀�(jīng)周刊》說(shuō)。
    所以“你干得怎么樣？”和“你做得不夠好是為什么，然后怎么辦？”是HR和管理者在每個(gè)員工的年終總結里最想要看到的內容。孫力建議，從總結報告的內容比重上來(lái)說(shuō)，這兩部分的內容可以各占35%。
    回顧自己這一年的工作成果時(shí)要盡量客觀(guān)�！盁o(wú)論HR或是管理者，都想要員工能夠相對客觀(guān)，”孫力說(shuō)，“如果能對自己的不足進(jìn)行客觀(guān)闡述，能給管理者一個(gè)更好的印象。相反，避重就輕，寫(xiě)一些無(wú)關(guān)痛癢的東西則會(huì )被認為在逃避�！�
    管理者重視員工對自己工作及問(wèn)題的分析總結的原因則在于，他們希望從中獲取到對于團隊管理有所幫助的信息�！肮芾碚叨枷Ｍ�獲得一些有復制性可以傳播的工作案例，去幫助自己管理團隊�！毙燧枵f(shuō)。她就是通過(guò)對下屬的年終總結進(jìn)行梳理后，發(fā)現購物中心的客群總量、客單價(jià)和競品分析及跟蹤是提高業(yè)績(jì)的重要因素，這些因素起著(zhù)不同的作用，對整個(gè)團隊的工作方式都會(huì )有正面幫助。
    如何讓自己的年終總結被管理者或HR記住是個(gè)難題，畢竟每到這個(gè)時(shí)候，他們都要面對幾十甚至上百份千字報告。這其中有一些可總結的技巧，比如把主要內容提煉成小標題，加入一些可視性更強的圖表，用數字而不是文字來(lái)顯示自己的工作成果，創(chuàng )意性職能崗位的公司人還可以改變報告的文體、加入一些個(gè)性化的表述方式……這些做法都可以讓你的年終總結變得更加突出。

    C 以下三種常見(jiàn)情況的做法

    這一年表現不錯，我該怎么突出自己？
    這是最好的一種情況，坦白說(shuō)，對于業(yè)績(jì)和表現比較突出的人來(lái)說(shuō)，即便你不夸自己，領(lǐng)導也能看到你的成績(jì)，所以這種情況下，如何客觀(guān)地向領(lǐng)導展示你的具體工作成果、加深印象，是你應該在報告中展現的。
    用數據和具體案例來(lái)闡述是一個(gè)不錯的做法。比如銷(xiāo)售類(lèi)職位可以偏重業(yè)績(jì)指標的達成率，市場(chǎng)推廣類(lèi)的職位則可以展現用戶(hù)或客戶(hù)的增長(cháng)率、和競品的比較等—不同行業(yè)及職能崗位會(huì )有所差異，但數字和案例是最具說(shuō)服力的內容。
    另一個(gè)不錯的參考因素是來(lái)自客戶(hù)或其他部門(mén)的反饋及滿(mǎn)意度，這對于往往沒(méi)法通過(guò)業(yè)績(jì)指標來(lái)衡量工作量的支持型及服務(wù)型崗位的公司人比較有效。這種“他人視角”的總結方式也可以通過(guò)上級主管、部門(mén)同事對你的評價(jià)獲得�？傊�得跳出自己對自我的認知。
    “同時(shí)還應該站在一個(gè)團隊的立場(chǎng)上去思考自己取得的成績(jì)�！迸泶豪蛘f(shuō)，“要意識到這些成績(jì)是在團隊支持和公司資源的基礎上得到的，如果在團隊合作方面能有相應呈現的話(huà)，也會(huì )更加客觀(guān)�！�
    這一年我有一些明顯的工作缺失，該回避嗎？
    “自己的努力還不夠，學(xué)習意識還需要提高�！边@是孫力在年終總結中經(jīng)�？吹降木渥�。這些總結往往通篇列舉了自己的工作成績(jì)，但對問(wèn)題及造成問(wèn)題的原因卻只有一些無(wú)關(guān)痛癢的表述。
    他能理解這種現象為什么會(huì )出現在個(gè)人總結里�！耙恍﹩T工會(huì )認為HR或者上級看到自己的問(wèn)題和不足會(huì )抓住不放，但如果是氛圍相對開(kāi)放、結構扁平的公司，其實(shí)不會(huì )出現這樣的情況�！�
    雖然沒(méi)有一個(gè)可以量化的標準規定功過(guò)得失在一篇年終總結中的分配，但工作中的問(wèn)題和自己的不足往往都是HR和管理者在意的內容。
    徐蓁在負責朝陽(yáng)大悅城項目時(shí)，自己團隊面臨的一個(gè)問(wèn)題是顧客反映在一個(gè)樓層內找到目標店鋪的位置會(huì )比較麻煩。在當年的員工總結里，不少人都提到了這個(gè)問(wèn)題，他們的分析是團隊在導引圖的呈現方式及動(dòng)線(xiàn)的設計上有一些疏漏，不夠直觀(guān)。第二年員工便在購物中心的動(dòng)線(xiàn)上增加了不少前方店鋪的指示牌，這讓新一年的顧客滿(mǎn)意度得到了提升。
    正確看待自己工作上的不足、發(fā)現問(wèn)題，并通過(guò)具體工作方式及做法去呈現解決問(wèn)題的方法，讓領(lǐng)導了解你正在努力嘗試處理好問(wèn)題，而不是一筆帶過(guò)。
    另外，當你發(fā)現造成一些問(wèn)題的原因并不完全來(lái)自于個(gè)人時(shí)，也可以在年終總結中提出來(lái)�！叭绻�是內部流程或溝通上面出現了錯誤，而員工也意識到問(wèn)題，這會(huì )是個(gè)好現象�？梢詭椭�管理者改進(jìn)績(jì)效方式及流程優(yōu)化�！痹�純說(shuō)。
    這一年我表現平平，該怎么寫(xiě)？
    通常在生產(chǎn)和后臺支持型職能崗位會(huì )出現工作1年之后，發(fā)現沒(méi)有可量化數據及成果的尷尬，于是在年終總結上呈現的內容也就變得平淡空泛。這多少是出于崗位內容標準化或服務(wù)支持性更強的原因。
    “這些員工在進(jìn)行年度終結時(shí)，重要的還是進(jìn)行職位的清晰定位，”孫力說(shuō)，“弄清楚自己的工作本質(zhì)是做哪些事情，這些事情實(shí)際上就是你的工作指標，雖然難以量化，但是把自己的職能通過(guò)不同的小點(diǎn)列出來(lái)，再評判自己是否履行好。沒(méi)有出現失誤，本身就是不錯的成績(jì)�！�
    而來(lái)自其他被支持和服務(wù)部門(mén)同事的滿(mǎn)意度及反饋，也是可以作為衡量自己工作成效的一個(gè)維度。

    D 好好利用你的年終總結

    在一個(gè)有效的反饋體系里，年終總結需要管理者和HR進(jìn)行反饋及溝通。一些公司通常會(huì )在之后進(jìn)行一對一的面談。這實(shí)際上也讓員工更重視年終總結這一形式，“如果直線(xiàn)上司和HR都沒(méi)有任何反饋，就無(wú)法形成互動(dòng)，這個(gè)部分存在的價(jià)值也就失去了一半�！迸泶豪蛘f(shuō)。在結構龐雜的公司里，這也會(huì )是一個(gè)比較難得的溝通機會(huì )。
    即便你的公司沒(méi)有進(jìn)行這種交流安排，但你所寫(xiě)的內容也會(huì )成為管理者和HR來(lái)年調整管理方向的參考。比如對自己缺失能力方面的闡述，會(huì )被HR作為下一年是否有必要提高這塊的培訓內容的參考。如果希望獲得團隊或管理者在某一方面的資源支持，也可以在年終總結中體現—可以說(shuō)，年終總結既是對自己1年工作的梳理，也是對公司管理的意見(jiàn)反饋。