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不要讓開(kāi)會(huì )成為負擔

打小我就討厭開(kāi)會(huì )，討厭當眾發(fā)言，這些年在公司雖然盡量避免召開(kāi)會(huì )議，盡量避免參加會(huì )議，但有些時(shí)候還是躲不過(guò)去。我比較喜歡一對一當面交流，可人在江湖身不由己，有些事只有召集相關(guān)人員開(kāi)會(huì )才能最迅速最有效地解決問(wèn)題。既然躲不過(guò)去，我就琢磨怎樣才能盡量少開(kāi)會(huì )，怎樣才能最有效率地開(kāi)會(huì )。
　　關(guān)于開(kāi)會(huì )，相信大家都很熟悉，根據我的經(jīng)驗，對于大部分小公司來(lái)說(shuō)以下兩種情況最常見(jiàn)：
　　一種是開(kāi)會(huì )時(shí)一言堂，老板或主持人在上面講，下面或鴉雀無(wú)聲或漠不關(guān)心，大家該干嘛干嘛，講完后也沒(méi)討論，誰(shuí)也不把會(huì )議內容往心里去，最后一哄而散。這常見(jiàn)于公司或企事業(yè)單位的全體大會(huì )，屬于走形式。
　　另一種是會(huì )議人數不多，會(huì )上七嘴八舌，每個(gè)人都只想說(shuō)不想聽(tīng)，整個(gè)會(huì )場(chǎng)亂哄哄，最后的結果是與會(huì )者都頭暈腦脹而且會(huì )上很難能形成決議。此類(lèi)會(huì )議常見(jiàn)于部門(mén)等小范圍內。
　　經(jīng)營(yíng)公司很長(cháng)時(shí)間了，對于開(kāi)會(huì )我也有了一些體會(huì )。
　　首先，公司目前的體制決定了我們平時(shí)應避免開(kāi)非必要的流于形式且勞民傷財的全體大會(huì )，因為這除了滿(mǎn)足經(jīng)理的表演欲外通常不能解決任何問(wèn)題，除非有事關(guān)公司生死存亡的緊急情況發(fā)生或主持人有希特勒一樣的演說(shuō)才能和煽動(dòng)性。
　　其次，在召開(kāi)必要的部門(mén)內或跨部門(mén)會(huì )議時(shí)，應做好充分準備，而且開(kāi)完會(huì )后對于形成的決議要做好記錄并監督落實(shí)，否則會(huì )議開(kāi)與不開(kāi)沒(méi)有區別。而這必須開(kāi)的會(huì )議根據我的經(jīng)驗，也可大致分為兩類(lèi)：
　　一類(lèi)是老板或經(jīng)理公布已定型的各類(lèi)規定或公司政策，這時(shí)通常不需要與會(huì )者提出不同意見(jiàn)。這種會(huì )的氣氛應在控制之中，功課應在會(huì )下做好，對于有可能的不同意見(jiàn)，開(kāi)會(huì )前就應全面了解，對于重點(diǎn)人員私下要溝通好。會(huì )議的第一個(gè)發(fā)言人很重要，他的發(fā)言常常會(huì )給本次會(huì )議定了基調，所以如會(huì )議組織者想按照預定的路線(xiàn)將會(huì )議進(jìn)行下去，一定安排好第一個(gè)發(fā)言人。有些對政策心懷不滿(mǎn)的人經(jīng)常在會(huì )上對某個(gè)枝節問(wèn)題糾纏不清，不要順著(zhù)他的思路走，否則整個(gè)會(huì )議將一事無(wú)成。
　　第二類(lèi)是管理者在做最后決定前聽(tīng)取意見(jiàn)的會(huì )議或沒(méi)有預定結論的各類(lèi)協(xié)調會(huì )議。這類(lèi)會(huì )應當盡量少開(kāi)盡量控制規模，凡與會(huì )議內容無(wú)密切關(guān)系的人員一律不參加會(huì )議，同時(shí)能私下一對一溝通的盡量私下溝通，這樣既提高了效率又避免了當眾爭吵傷和氣。有時(shí)在會(huì )上，對方其實(shí)心里已經(jīng)同意了你的想法但礙于面子口頭上也絕不會(huì )當眾表態(tài)妥協(xié)，這就還需要會(huì )下再做工作。開(kāi)會(huì )時(shí)要牢牢把握住會(huì )議主題，不過(guò)多關(guān)注枝節問(wèn)題，千萬(wàn)不要跑題，這樣能節省大量時(shí)間。
　　據說(shuō)有的公司開(kāi)會(huì )從來(lái)都是站著(zhù)以提高效率，我想值得試一試。
　　
　　宋博士觀(guān)點(diǎn)：
　　管理就是開(kāi)會(huì )，但開(kāi)會(huì )不一定就是管理。大部分人都認為自己會(huì )開(kāi)會(huì )，就像每個(gè)人都認為自己會(huì )吃飯一樣，但不是每個(gè)人都會(huì )吃出健康。我們大部分人在開(kāi)會(huì )，但大部分會(huì )議并沒(méi)有效率也達不到管理者期望的效果。在這里，“會(huì )議五不原則”需要注意：一、不開(kāi)沒(méi)有主持人的會(huì )議；二、不開(kāi)沒(méi)有議題的會(huì )議；三、不開(kāi)沒(méi)有爭論的會(huì )議；四、不開(kāi)沒(méi)有時(shí)限的會(huì )議；五、不開(kāi)不做決定的會(huì )議。

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